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乾圣固定資產管理系統

IT固定資產管理方案

乾圣軟件

  章總則

  條為了加強公司IT類固定資產管理,提高其資產的使用效率,保護公司財產,防止資產流失,特制定本辦法。

  第二條本辦法所稱IT固定資產是指計算機、便攜式計算機、PC服務器、UNIX服務器、存儲設備和網絡設備等產品。以下簡稱“資產”

  第三條公司財務部門為固定資產的歸口管理部門,負責固定資產核算、資產評估、資產報廢及資產處置等業務,負責組織開展資產清查工作;信息中心為IT固定資產的實物管理部門,對IT類固定資產的申請、購置、驗收、登記、領用、使用、調用、維修、定損和報廢、庫房管理等全過程的管理。

  第四條信息中心是公司IT類資產采購職能部門。分為三個互不兼容的管理崗位:計劃采購崗、采購崗、資產管理崗。其中計劃采購崗位負責收集整理各部門資產購置需求申請,編制采購計劃;物資采購崗負責公司計算機相關資產的采購與維修管理、制定產品采購目錄和規范設備采購技術標準;資產管理員負責購進資產的登記、入庫驗收、庫存整理、發放及定期統計。各部門負責根據實際需求,按規定流程申請。

  第五條本條例適用于遼寧銷售公司及所屬各分公司

  第二章IT類資產分配和配置標準

  第六條計算機分配和配置原則:根據工作實際需要和嚴格控制成本的原則進行計算機及其附屬設備的分配和配置。

  常用計算機設備的分配原則列舉如下:

 ?、迮_式電腦:

  為機關從事管理工作人員配置一臺電腦。

 ?、婀P記本電腦:

 ?、殴P記本電腦適合經常移動辦公的人員使用。如經常出差管理人員、下班后經?;丶肄k公的人員等。

 ?、埔蚬ぷ餍枰_需配備筆記本電腦。

  第七條臺式機和電腦筆記本的配置標準

 ?、迮_式機的配置標準分為二種:檔案人員級別配置、一般人員/業務人員以上級別配置。

 ?、骐娔X筆記本配置均相同。

 ?、缍ㄆ谥贫≒C電腦和筆記本購置技術標準。

  第八條打印機以部門為基本單位根據工作需要進行配備。每個部門配一臺打印機,由信息中心規定打印機型號。

  第九條其它資產以滿足工作需要為基本原則進行配備。

  第十條信息中心在進行資產分配時,應本著“先庫存,后采購”的原則,優先從現有庫存中挑選符合申請配置的設備。在保證業務需要的同時,大幅度地降低成本。

  第三章資產申請、采購與付款

  第十一條員工申請電腦設備時,需按照計算機設備配置原則和配置標準進行申請。申請流程:申請人填寫《IT類固定資產申請購置表》,部門負責人同意后,報請信息中心負責人和總會計師審批。然后將審批表交給信息中心列入采購計劃;經過信息中心鑒定符合報廢條件的在用設備,信息中心收回該設備,申請人重新申請資產。

  第十二條采購與付款

 ?、甯鶕瘓F物資采購目錄結合遼寧實際編寫IT類物質采購目錄,此外信息中心根據實際定期對IT類物質種類、、技術要求等信息進行調整,并公布IT類物質目錄。

 ?、嫱ㄟ^集團招標入圍的產品,需要選定入圍的供貨商采購, 雙方就產品價格進行談判,進一步降低采購成本,簽定采購合同。合同管理按照《中國石油天然氣股份有限公司合同管理辦法》執行。

 ?、缥戳腥爰瘓F招標入圍的產品,按照IT類物資采購目錄規定的采購。

  第十三條設備計劃采購流程:各部門在每月10日前(節假日提前)將《固定資產購置審批表》交給信息中心物資采購計劃員,根據采購目錄規定的和采購人員提供的價格,編制《IT類物質采購計劃》。

  第十四條設備采購及付款流程:物質采購計劃員每月12日(節假日提前)將《IT類物質采購計劃》交給信息中心物質采購員。物質采購員聯系供應商進行采購,商品到貨驗收合格后,采購員按時在資金平臺錄入已完成的物質采購計劃,待系統審批通過后,物資采購員通知財務部門向供貨商付款。

  第四章固定資產的使用

  第十五條固定資產使用實行“誰使用,誰負責”的原則。

  第十六條公司內部各部門的計算機由使用部門負責定人定機管理,并報信息中心備案。每一個固定資產需制定責任人,如無責任人的,視其部門負責人為責任人。

  第十七條固定資產使用人應遵守如下規定:

 ?、迨褂萌藨獝圩o所持有固定資產,負責設備的安全與完整,保證固定資產的使用環境及清潔維護,并嚴格按照操作規程使用。

 ?、婀潭ㄙY產持有人不得隨意拆卸計算機設備,不得私自安裝軟硬件。

  第五章固定資產的維修管理

  第十八條使用部門固定資產系統出現問題,應及時通知信息中心,信息中心維修人員在接到通知后,應盡快到現場檢查原因,問題解決后維修人員和申請人需填寫《信息中心計算機及輔助設施維護工單》,留做日后查詢使用。

  第十九條固定資產零部件損壞,由信息中心統一聯系供貨商與維修商,同時需要設備使用人員和信息中心現場人員填寫《IT類固定資產維修申請單》,零部件更換完畢后,使用人在申請表單簽字確認。

  第二十條維修費用申請規定:維修費用在3000元(含3000元)以下的,由信息中心負責人審批;維修費用在3000元以上的,經信息中心負責人審查后、報請總會計師審批。

  第二十一條信息中心應對送修固定資產的故障原因進行歸納分析,建立《固定資產維修申請單臺帳》,由信息中心存檔。對非正常性或周期性故障要采取有效措施,避免多次發生。

  第六章固定資產內部調撥

  第二十二條信息中心根據需要負責IT類固定資產在公司內部調撥,并組織進行遷移。

  第二十三條固定資產在公司內部調撥,資產管理員應做好調撥記錄,設備調出和調入部門,需本人和部門負責人在《IT類資產變更表》簽字。

  第二十四條固定資產借用與返還流程

 ?、迳暾埲颂顚憽禝T類固定資產借用申請表》,部門負責人簽字,報信息中心負責人審批,交由信息中心資產管理員辦理。

 ?、婀潭ㄙY產責任人因離職、調動、或者設備報廢、更新等原因,使用人員需及時填寫《IT類固定資產返還申請表》,經使用部門負責人和信息中心負責人批準后,由信息中心人員對設備進行檢查后可接收設備。

  第二十五條資產管理員做好資產劃轉工作,按照公司規定和要求,將《IT類資產變更表》(信息中心留一份,財務資產處留1份)及時送達財務人員。

  第七章固定資產報廢

  第二十六條 資產報廢依據《公司資產報廢及處置管理實施細則》,凡符合以下資產報廢的條件均可申請。

 ?、逯饕考乐負p壞,無升級和維修價值。

 ?、嫘蘩砘蚋难b費用超過或接近同等效能價值的設備。

 ?、缍啻涡蘩?,費用超過設備原值50%以上的。

 ?、柙O備屬淘汰產品,主要配件已經停產,不能滿足正常工作。

  第二十七條報廢流程:使用部門提出報廢申請→信息中心派人對設備進行鑒定→經檢查確實符合報廢條件填寫《固定資產報廢鑒定表》→信息中心負責人和總會計師審批→申請人填寫《IT類固定資產返還申請表》將報廢設備交至信息中心→信息中心對報廢設備進行入庫。

  第二十八條設備報廢后處置:信息中心將報廢設備集中后,對報廢資產進行變賣,變賣所得交由財務部門入賬。

  第八章固定資產賠償

  第二十九條員工領用設備后應妥善保管。因個人原因導致設備損壞或丟失需要賠償。

  第三十條在正常辦公條件下,因為持有人不能合理控制的因素(不可抗力)造成的設備毀損或被盜,持有人應及時向信息中心填寫《IT類固定資產維修申請單》。

  第九章固定資產的驗收、登記與領用

  第三十一條新采購固定資產不論價值大小、一律由資產管理員辦理入庫驗收手續,倉庫鑰匙只能由資產管理員一人保管。

  第三十二條入庫驗收需憑供應商發票或者采購申請單內容,驗收物資的規格、、型號和數量,發現問題及時反饋,并退回。

  第三十三條入庫時資產管理員應填寫《IT類固定資產驗收入庫單》。

  第三十四條固定資產驗收合格后,資產管理員按照《公司資產卡片管理制度》和《公司資產條形碼管理制度》規定和要求,使用資產卡片錄入固定資產的基本資料(包括編號、型號、規格、增加日期、使用部門等)。

  第三十五條報廢的資產由信息中心收回,按《公司固定資產管理暫行辦法》規定,信息中心資產管理員到財務處辦理資產報廢手續

  第三十六條所有資產領用均需出示經過批準后的《IT類固定資產購置申請表》,方可領用。

  第三十七條領用設備一律填寫《IT類固定資產設備領用表》,并嚴格寫明日期、領用物品規格、、型號和數量,后領用人簽名。

  第三十八條資產管理員根據《IT類固定資產驗收入庫單》在《IT類固定資產設備登記臺帳》中應及時登記上帳,并做到帳實嚴格相符。

  第三十九條資產管理員根據《IT類固定資產設備領用表》在《IT類固定資產設備臺帳》準確銷賬,明確設備使用人員。

  第四十條對登記帳應及時保存和備份。

  第十章清查

  第四十一條信息中心定期(一年一次)參加財務部門組織的固定資產清查工作,確保臺帳、卡與實物相符。

  第四十二條資產管理員定期對固定資產盤盈、盤虧、毀損、閑置及待報廢資產進行核實和分析并提出處理意見,編制資產處理方案,按規定程序進行報批。

  第十一章記錄與存檔

  第四十二條本辦法產生以下記錄:《IT類固定資產申請購置表》、《IT類物質采購計劃》、《信息中心計算機及輔助設施維護工單》、《IT類固定資產維修申請單》、《固定資產維修申請單臺帳》、《IT類資產變更表》、《IT類固定資產借用申請表》、《IT類固定資產返還申請表》、《固定資產報廢鑒定表》、《IT類固定資產設備領用表》、《IT類固定資產驗收入庫單》、《IT類固定資產設備登記臺帳》。由信息中心存檔,表樣見附件。

  第十九條存檔期限為三年。

  第十二章附則

  第四十五條本制度由公司提出,由信息中心起草并負責解釋。

  第四十六條本制度自公布之日起執行。

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